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公文写作规范及相关知识

  一、公文的基本知识

  (一)公文的含义

  公文,系公务文书的简称,是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式,是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。

  公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。所谓通用公文,是指党政机关、社会团体、企事业单位等普遍使用的公文;所谓专用公文,是指在一定的业务范围内,按照特定需要而专门使用的公文。专用公文具有很强的专业特点,如外交公文,法规公文,司法公文,经济公文,公关公文,军事公文,等等。

  就法院来说,法院公文既包括专用的司法文书如裁判文书、各种笔录等,又包括有正式版头的行政公文和党组织公文,还包括其他一些公务文书如总结、汇报、发言、经验交流材料、事迹材料、宣传、调研、简报类材料等等。可以说,范围非常广泛。我们今天讲的主要是狭义的公文,即有正式版头的行政公文和党组织公文。

  公文、文件、文书,这是三个既密切联系又有所区别的概念。公文、文件、文书,它们在内涵上是有交叉的,就是说,同一份文字材料,既可以叫做文件,又可以叫做公文,还可以叫做文书,但是,这样的文字材料,在形式和内容上都是有严格要求的,只有符合这种要求、公文、文件、文书才可以作为同义词来交替使用,否则便是误用。公文、文件、文书三者可以说是同中有异、异中有同。所谓文件,它是领导机关根据自己的职责范围而制发的、具有法定效力并设有特定版头的公文;所谓文书,它是一切机关、团体、单位和个人,为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况等而形成并使用的文字材料。稍加对比我们便不难发现,公文、文件、文书三者是一种包含与被包含的关系,具体地说,文件只是公文当中的一部分,而公文则又只是文书当中的一部分,文书除了公文之外,还包括私人文书。

  狭义的公文与调研文章和宣传文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已经听了关于调研和宣传文章写作方面的交流发言和讲座,应该有了很深的印象。实践中,有的同志写得好调研文章或者宣传文章,但不一定写得好公文;同理,熟悉公文写作的同志,也不一定擅长写宣传类文章,因为他们是几种截然不同的文体。从公文的特点中,我们可以找到原因。

  (二)公文的特点

  1、明确的公务性。

  2、鲜明的政治性。

  3、极高的权威性。

  4、作者的法定性。

  5、较强的时效性。

  6、体式的特定性。

  7、文风的朴实性。

  8、严格的程序性。

  (三)公文的作用

  1、领导和指导作用。

  2、规范和约束作用。

  3、宣传和教育作用。

  4、联系和知照作用。

  5、依据和凭证作用。

  以上是公文的现实效用,还具有历史效用,可以存史。

  (四)公文的分类

  1、按基本使用范围分为:通用公文(法定公文、普通事务文书)和专用公文。

  2、按行文的方向分为:上行文(请示、报告等)、下行文(决定、指示、批复等)、平行文(函等)以及通行文(意见、会议纪要等)。

  3、按公文的内在属性分为:规范性公文(规定、条例、章程、办法、细则等)、指令性公文(命令、指示、决定等)、指导性公文(批示、意见等)、知照性公文(通知、通报、公报、简报等)、公布性公文(公告、通告、布告等)、商洽性公文(函等)、报请性公文(请示、报告等)、记录性公文(会议纪要、大事记等)。

  4、按制发机关的性质分为:党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。

  5、按公文办理的时间要求分为:特急公文、紧急公文、常规公文等。

  6、按机密程度分为:绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。

  7、按公文的规范程度和约束力分为:规范性公文和非规范性公文。

  8、按公文的载体分为:传统纸质公文和电子公文。

  (五)公文的文种及其适用范围

  中共中央办公厅发布、自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定,全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类;国务院办公厅发布、自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定,国家行政机关公文文体主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。其中,决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用,命令、公告、议案为行政机关公文专用。就法院系统来讲,1996年最高人民法院发布了一个《人民法院公文处理办法》,但2001年1月1日起新的《国家行政机关公文处理办法》施行后,最高法院没有及时修订法院系统的“公文处理办法”,只是要求按照国务院的新“办法”执行;后来,最高法院出台了一个“修改稿”,但至今未正式下发实施,而最高法院的文件在一些细节上,并没有完全按照国务院的新“办法”执行,造成在一些细节规范上不知何去何从;同时,党的机关公文仍按照老“条例”执行,使用16开纸等,法院对党的机关的文件又要改用党内公文格式,造成多轨并行,很不统一,很不方便。但总体来说,法院公文主要是按照新的《国家行政机关公文处理办法》执行的,所使用的文种同行政机关公文文种。

  1、命令(令)

  命令(令)属下行文。《国家行政机关公文处理办法》指出:它“适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员”。命令(令)的制发主体有着严格的限定,《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定,只有全国人大的常委会及委员长,国家主席,国务院及总理,国务院各部委及部长、主任,地方各级人民政府和各级人大,才有权力发布命令(令)。党的领导机关可以和同级人民政府联合发布命令(令),但需以行政公文的形式出现。就法院来说,命令(令)仅适用于授予司法警察警衔、奖励有关人员。

  2、决定

  决定是党政机关共有的一个公文文种,但就适用范围而言,决定在行政机关比在党的机关要广泛得多。在党的机关,决定“用于对重要事项做出决策和安排”,而在行政机关,决定则“适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

  3、公告

  公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。它一般以国家各级领导机关的名义发布,社会团体、企事业单位和基层组织不使用这一公文文种。但事实上,公告的使用范围非常广泛,已经扩大化,如法院的开庭公告、公示公告等等。

  4、通告

  通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。通告与公告有相似之处,这就是都面向全社会,都是知照性的。但是二者也有明显的区别,这种区别,一方面表现为制发的主体有受限与不受限的不同——公告是有资格限制的,而通告则是任何机关、团体和单位都可以采用的;另一方面表现为涉及的内容有重要程度的差异——公告涉及的是重要事项或者法定事项,而通告涉及的则是各有关方面应当遵守或者周知的事项。

  5、通知

  通知“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”。通知与通告的功能相近,其最大的不同在于,通知有特定的受文者,通告则无;通知有专指的约束力,通告则仅有泛指的约束力;通知与机关的经常性工作密切相关,通告则与社会事务联系密切,如此而已。

  6、通报

  通报“适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况”。公告与通告面向整个社会,具有较强的公众性,通知与通报则主要是面向机关,具有较强的业务性。通知与通报的适用范围有一定的重合,但也有各自专享的“领地”,不能做人为的取舍。

  7、议案

  议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。议案有其独具的特色,因而是公文中的重要成员。就法院来说,议案适用于人民法院依照法律程序向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议事项,主要是法官职务任免。

  8、报告

  报告“适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问”。行政机关与党的机关均使用报告这一文种,而且适用范围也基本相同。

  9、请示

  请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示与报告都属于上行文,两者的区别在于,报告只是客观地将有关情况汇报给上级机关,无需上级机关答复,而请示则是将自己无权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关,上级机关必须明确予以答复。

  10、批复

  批复“适用于答复下级机关的请示事项”。下级机关用请示向上级机关行文,上级机关即须以批复做出相应的答复。

  11、意见

  意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。意见过去没有被《国家行政机关公文处理办法》作为一个公文文种列出,因其形式相对灵活,适用范围广,可以有效补救行政机关其他法定文种在适用范围和使用效果上的不足,故最新修订、发布的《国家行政机关公文处理办法》将其正式确定为一个机关公文文种。它属于通行文,适用范围非常广泛。

  12、函

  函“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。函的答复功能仅仅适用于不相隶属的机关之间,这是它与批复的一点重要不同。

  13、会议纪要

  会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

  党的机关专用的公文文种有:

  14、决议

  决议被列为党的机关14个法定公文文种的首位,可知它在党的机关公文中居于突出重要的地位。《中国共产党机关公文处理条例》指出:决议“用于经会议讨论通过的重要决策事项”。这里有两点需要注意:第一,从形式上说,决议必须是经会议讨论通过的,就是说,只有拿到党的会议上,提交与会者认真讨论,并得到表决通过的,这样的决议才是合法有效的。第二,从内容上说,决议必须是重要决策事项,就是说,一般的事项、非决策性事项不能采用决议这一公文文种。

  15、指示

  指示属下行文,“用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求”。就是说,指示主要适用于布置工作而不是其他方面,并且布置工作也不是事无巨细样样说到,只是提出一些原则和要求,工作具体如何开展,还须由下级机关根据各自的实际情况自主决定,所以,指示的文末往往有“望结合实际情况,认真贯彻执行”之类的结束语。

  16、公报

  公报“用于公开发布重要决定或者重大事件”。相对于通报而言,公报的公开程度更高,而且涉及内容的重要性一般来说也更强。如国务院公报、最高法院公报等等。

  17、条例

  条例“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”,属规范性公文。就是说,一方面,条例的制发有严格的资格限定,下级党组织不可以制发条例,只有党的中央组织才可以制发条例;另一方面,条例是关于党组织的工作、活动和党员行为的规章制度的具体化,是条文性法规,具有极大的权威性和约束力。

  18、规定

  规定“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”。规定与条例一样,也属规范性公文。两者的不同之处在于,一方面,就制发的主体而言,规定并无条例那样的严格限定,各级党组织都可以制发规定;另一方面,就适用范围而言,规定往往与特定的时期、特定的条件和背景,以及特定的问题相联系,正因为如此,其时效性更强,而稳定性相对略差。其实,规定不仅用于党的机关,在行政机关和其他机关应用也很广泛,主要用来制定规章制度,但因为它不是行政公文文种,所以必须用通知的形式印发,而不能单独成文印发。

  (六)公文的行文规则

  公文的行文规则,是关于公文制发的基本原则和基本方法的概括和总结。

  1、行文原则。有2条值得注意:(1)“少而精”的原则。《中国共产党机关公文处理条例》第11条明确规定:“行文应当确有需要,注重实效,少而精,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。”《国家行政机关公文处理办法》也有同样规定。在具体联络协调工作中,也是提倡多人来人往,少文来文往。

  (2)不以机关名义向领导个人报送公文原则。《国家行政机关公文处理办法》第22条规定:“除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’”。《中国共产党机关公文处理条例》也有相同规定。直接向领导同志个人报送公文,有损领导机关的权威,违背公文流转办理程序,从报送者角度看可以提高效率,但对领导机关而言,则损害了效率。就法院而言,领导同志批示、交办的案件比较多,对于交办案件,领导同志明确批示“望复”、“回告结果”等意思的,可以公文形式对领导同志个人报送,除此之外,一般不要向领导同志个人报送公文。

  2、行文关系。分为领导与被领导关系、指导与被指导关系、互不统属关系三类。

  3、行文方式。根据制发机关划分,可分为单独行文和联合行文;根据接收机关划分,可分为纵向行文(逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文)和横向行文。

  4、具体要求。(1)恪守隶属关系,一般不越级行文。《中国共产党机关公文处理条例》规定:“党的机关的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。……不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关。”《国家行政机关公文处理办法》有相同规定。允许越级行文的情形:发生了严重紧急情况;直接上级机关的上级机关越级交办某些事项,同时指令越级上报的;询问只有直接上级机关的上级机关才能答复的某些重要问题或事项,且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的;数次向直接上级机关行文请求解决某项工作中急需解决的问题,但是直接上级机关长期不予解决,以致对工作或即将对工作产生严重的负面影响的;等等。

  (2)明晰发文权限,向适宜的对象行文。根据规定,党委和政府可以向各自的上一级或下一级党委和政府行文;党委、政府办公厅(室)在得到党委、政府授权后,可以向下一级党委、政府正式行文;党委、政府的其他下设部门,一般不得向下一级党委和政府正式行文;其行文对象,包括各自的上一级或下一级党委、政府的对口部门,以及同级党委、政府的下设部门。不相隶属的机关之间行文,适用“函”这一商洽性公文,不能采用指令性、指导性和规范性公文文种。法院公文的行文对象要求是一样的。

  (3)尊重机关职权,准确认定主送机关和抄送机关。简单地说,谁是主管,那么主送就是谁。公文的主送机关,一般只能是一个。《国家行政机关公文处理办法》第21条规定:“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。第20条规定:向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。第23条规定:受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一级机关。《中国共产党机关公文处理条例》规定相同。值得注意的是,有的同志对一些重要公文忽视抄送,导致法院的一些重要工作部署和动态不能及时被上级和地方有关机关了解和掌握,一定程度上影响了工作的效果。要准确确定抄送机关,需要全面把握公文内容和与之有工作联系的有关机关,才能做到既不漏送,又不枉送。

  (4)部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。

  (5)需要联合行文时,作者应是同级机关。《国家行政机关公文处理办法》第16条规定:同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要,应当明确主办部门,应当严格控制联合行文单位数量。

  (6)关于“请示”的具体规定。“请示”应当一文一事;请示事项涉及其他机关职权范围的问题时,应与有关机关协商一致,如未能达成一致,需在请示中写明;请示问题应当提出明确的意见;请示一般只写一个主送机关;请示不得抄送其下级机关:“报告”不得夹带请示事项。

  二、公文的格式规范

  公文的格式,指的是公文的外观形式,它既包括组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上的排列和标识规则,也包括公文的用纸要求和印制规范,换言之,公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和,是对公文的文面要求。公文格式的特点具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性,使公文的写作规范化、标准化,不仅增加公文的美学效果,而且方便对其进行阅读与传递、处理,提高工作效率。《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》分别以一章的篇幅对党的机关和国家行政机关公文的格式做了规定,而由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质监局发布、自2000年1月1日起正式实施的作为中华人民共和国国家标准的《国家行政机关公文格式》,更是前所未有的,最为全面、具体、细致、科学的公文格式标准。为规范公文的制作和处理,2005年开展“规范司法行为,促进司法公正”专项整改活动期间,中院参照《国家行政机关公文处理办法》和最高法院有关规定,于9月7日制定了《宜昌市中级人民法院公文处理办法》,编入《规章制度》一书,就公文的制作、处理进行了规范,作了比较详细的规定。下面分别就公文的发布形式、书面格式、用纸格式和印装格式加以介绍。

  (一)公文的发布形式和适用范围

  就法院系统来说,以中院为例,主要有:

  1、《宜昌市中级人民法院文件(宜市中法发)》,主要用于传达贯彻党的方针、政策或重要工作部署,发布重要的决定、通知等。

  2、《宜昌市中级人民法院(宜市中法)》,主要用于人事任免、重要会议及其他事项的通知、批复、命令、议案、请示、报告、通报、函等。

  3、《宜昌市中级人民法院办公室文件(宜市中法办)》,是中院文件的补充形式,主要适用于办公室根据院领导授权、传达或代本院发布某些事项,发布办公室职权范围内的事项。

  4、《传真电报(宜市中法明传、密传)》,用于中院和中院各部门通知召开会议、时效性较强事项、事务活动安排、处理突发事件的措施等。

  5、以中院各部门名义制发的公文,一般使用中院信笺版头。

  (二)公文的书面格式

  公文的书面格式,是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分,并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线(又称间隔横线)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含红色反线)以下至主题词(不含主题词)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

  ——眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成,实际上就是置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素。

  1、公文份数序号

  公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识份数序号,用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行,采用红色号码机套印,比如同一文稿共印100份,其中第1份的序号可写“001”,最后一份的序号可写成“100”。标识份数序号,其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。

  2、秘密等级和保密期限

  秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求,是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级,其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密,如果泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。公文如需标识密级,用3号黑体字,顶格标识在版心有上角第1行,并且标识密级的两字之间须空1个字;如需同时标识密级和保密期限,则两项同用3号黑体字,并且密级在前,保密期限置后,顶格标识在版心右上角第1行,密级和保密期限之间用“★”隔开。标注密级的同时应标注保密期限,保密期限一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注的一般按保密期20年认定,如秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。

  3、紧急程度

  紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种,国家行政机关公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,并且标识紧急程度的两字之间须空1个字;如需同时标识密级、保密期限和紧急程度,则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

  4、发文机关标识

  发文机关标识,《中国共产党机关公文处理条例》称之为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成,某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称,不加“文件”字样,比如“函”:“命令(令)”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外,还应加上文种。《中国共产党机关公文处理条例》规定:版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成,用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm;上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm,发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm.“命令(令)”的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm.发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识,字号以醒目美观为原则由发文机关酌定,但一般应小于22mm×15mm.联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排列。即使是联合行文机关较多,也必须保证公文首页显示正文。

  5、发文字号

  发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处,用3号仿宋体字标注并居中排布。“命令(令)”的发文字号标注在“命令(令)”的发文机关标识下边缘空2行居中位置:“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关。部门的同一类公文的代字应当统一,不可有几种写法。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字,但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括住;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。

  6、签发人

  发文机关签发签批公文的领导人的姓名。上报的公文需标识签发人姓名,签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字:“签发人”用3号仿宋体字,“签发人”后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文,则有多个签发人,这时,主办机关签发人姓名置于第一行,其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下,按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm.

  7、红色反线

  红色反线一般标印在发文字号之下4mm处,其长度与版心等宽(即156mm)。

  ——主体。主体一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等要素组成。

  1、标题

  公文的标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示,因而应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题,应将事由写清楚,而不能只写原文发文字号。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”,下发隶属机关的公文标题用“批转”,下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”,印(转)发“方案”、“计划”等没有抬头的公文或其他资料性的公文,标题中一般不冠原制发机关名称,而将原制发机关名称及成文时间在印发的原文标题下注明,并用圆括号括起来。

  公文标题一般标识在红色反线下空2行处,用2号小标宋体字居中排布。如果字数偏多,需要分行排列,分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长,更不得将两个字以系拇什鹂旁诓煌械氖孜玻苤晏獾呐挪家龅酱室逋暾⑴帕卸猿啤⒓渚嗲〉薄?/p>

  2、主送机关

  主送机关是指公文的主要接收机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。如果主送机关较多,则应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列,同性质或同级别的机关之间用顿号,不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文,其主送机关的排列形式是:“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构”;中院对下行文,其主送机关排列形式一般是:“各基层人民法院,中院各部门”。

  主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关;向下级部分机关发送的公文,如果发送机关少,可将发送机关名称全部写上,发送机关多,可采用“各有关部门和单位”等办法概写。

  3、正文

  正文是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行,用3号仿宋体字,每自然段左空2字,回行顶格;数字、年份不能回行。“命令(令)”的正文置于令号下空2行的位置。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号;引用外文应当注明其中文含义;日期应当写明具体的年、月、日;必须使用国家法定计量单位。用词、用字要准确、规范,文内如果要使用非规范化简称,必须在首次使用全称的同时注明简称,并且还要注意简称在同一篇公文中必须前后统一;公文中的数字,除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,一般应当使用阿拉伯数字;用数字表示多层次结构序数,其标识方法为:

  第一层用“一、”“二、”“三、”……

  第二层用“(一)”“(二)”“(三)”……

  第三层用“1、”“2、”“3、”……

  第四层用“(1)”“(2)”“(3)”……

  绝对不可以将层次颠倒过来,随意使用,比如用“(一)”“(二)”“(三)”……作第一层,用“一、”“二、”“三、”……作第二层,等等,这是不允许的。

  4、附件

  附件是正文的附属部分,是补充公文正文内容的其他公文或材料(包括图表)。公文如有附件,应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。公文仅二个附件的只标注其名称,不标序号,如有两个或两个以上附件,则应在附件名称前标明序号,序号使用阿拉伯数字,比如:

  附件:(1)XXXXXX

  附件:(2)XXXXXX

  如果正文中已写明附件的名称,在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后,另起一页与正文一起装订,并在附件左上角第二行顶格标识“附件”,有序号时还要标识序号,比如“附件1”、“附件2”等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。如果附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

  需要说明的是,附件并不是每份公文都必须有的,是否附列附件,应根据具体情况和实际需要决定。

  5、成文时间

  成文时间以负责人签发的时间为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”,一般置于正文右下方,具体的上下位置依印章来定,左右位置由字数来定。“命令(令)”的成文时间标识在签发人签名章下一行右空2字处,“会议纪要”的成文时间居右顶格标识在红色反线之上右侧。

  6、印章

  印章指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章,是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。公文除会议纪要、翻印件外,均应加盖印章。应加盖印章的公文,除用“令”发布行政法规、规章,按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签名章外,均应加盖发文机关印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致,因故需用别的印章代替时,应注明“代”字。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间并加盖印章。成文日期右空4字。加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间。正确的盖章方式有:(1)下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;(2)中套方式。当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。

  当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字。主办机关印章在前,两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切,相距不超过3mm.

  当联合行文需加盖三个或三个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在成文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

  7、附注

  附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明,比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公文如有附注,一般用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。公文附注不属于公文内容,标注公文附注一般在公文落款印章的左下方,用圆括号标注。按照《国家行政机关公文处理办法》规定,请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

  ——版记。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页(即封四,亦称封底),版记的最后一个要素置于最后一行。

  1、主题词

  主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组,应按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词,后标反映公文文种的词。一般情况下,一篇公文可标1~5个主题词,但最多不超过5个。主题词词目之间不用标点分隔,而是彼此间隔一个字的距离。主题词应置于公文最后一页的下半部,即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。

  2、抄送机关

  公文都必须有的,应根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制,其排列顺序一般为:上级机关单排一行,党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行,人大、政协、法院、检察院等合排一行,其他单位合排一行。公文如有抄送,则在“主题词”下一行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如果主送机关移至“主题词”之下,标识方法同抄送机关。

  3、印发机关和印发时间

  印发机关多数不以行文机关名称出现,而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下(如无抄送机关则在“主题词”之下),占1行位置,用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。

  4、份数

  份数置于印发时间之下,右空3字,用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。

  5、反线

  版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线,其宽度等同于版心。

  (三)公文的用纸格式

  公文的用纸格式,主要包括公文用纸的主要技术指标和公文用纸的幅面及版面尺寸两个基本方面。《国家行政机关公文格式》规定:“公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷或复印纸,纸张白度为85%~90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5—9.5.”

  国家机关公文用纸的幅面尺寸,《国家行政机关公文格式》规定:“公文用纸采用GB/f148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm.”当前党内系统公文仍然采用幅面为184mm×260mm的纸张,不够统一。张贴的公文用纸大小,可根据实际需要确定,但应保持一定的纸型,如8开型、A4开型等,以便于折叠和装订。

  至于公文用纸的页边和版心尺寸,《国家行政机关公文格式》规定:“公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm”,“公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm”,“版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)”。

  (四)公文的印装格式

  公文一律采用从左至右横写、横排的格式。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字,少数民族文字版的公文应按其习惯书写和排版。

  公文的排版规格,《国家行政机关公文格式》规定:“正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。”一个基准行的距离为一个3号字的高度加上该3号字高度的7/8倍。

  公文的制版要求是,版面干净无底灰,字迹清楚无断画,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm.

  公文的印刷要求是,双面印刷;页码应套正,两面误差不得超过2mm.印品着墨要实而均匀,字面不花、不白、无断画,黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%、M80%。

  公文的装订要求是,左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书心不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm.骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1/4处,允许误差±4mm.平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。

  公文的页码标识,要求用4号半角白体阿拉伯数字,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字,双页码居左空1字,空白页和空白页以后的页不标页码。

  湖北省宜昌市中级人民法院·姚继坤

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