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签订展览合同的注意事项

  由于博物馆展览的内容、展品、组织、当事人的不同,展览合同的具体内容也会有很大区别,但是根据一般惯例,博物馆展览合同往往会包括以下内容:
  1、展览项目的名称及合同当事人
  展览项目的名称及合同当事人方是博物馆展览合同的基础条款,在这一条中应明确写清合同当事各方的名称、国别,展览项目的名称,与此同时也可以简要写明当事各方在本次展览活动中的合作模式以及所承担的责任作为对其它条款的引述。
  2、展览的展期和开闭幕时间
  在展期和展览开闭幕时间条款中应当明确约定展览的布展期、开放期、撤展期以及开闭幕的日期,展览的开闭幕日期是否为暂定,是否可以根据天气等客观条件变更也应一并写明。
  3、展品名称、数量及展品提供方权利保证
  展品条款是展览合同中最重要的条款之一,这一条款分为三方面内容,首先是写明全部展品由哪一方提供,其次要写明全部展品的名称和数量,由于博物馆展览的展品往往是具有特殊价值的历史文物或美术作品,所以这一部分约定应当十分明确,一般的做法是先在主文中以文字叙述的形式简明的标识出展品的名称和数量,然后在合同后附以详细的展品名录作为附件,附件应当详细的标明每件展品的名称、年代、级别、质地、计件、尺寸、重量、铭记、题跋、估价以及借用时残损情况等等,一般还应附有照片,展品展出时的残损情况要写详细,如有必要也可以对残损处专门拍照附后,这一名录应作为文物借入和归还时双方点交确认的依据;再次,还应当由展品提供方做出权利保证,即保证展品提供方对参加展览的全部展品享有合法的支配权和展览权,展览的内容真实合法,符合中华人民共和国法律、国际文化交流有关公约和国家文化文物行政主管部门有关规定,其内容不得带有任何反动、淫秽及其他一切违反国家法律规定的内容,并已取得有关部门的批准,且不侵害任何第三方利益。《文化部涉外文化艺术表演及展览管理规定》第十七条、第十九条和《文物出国(境)展览管理规定》第十一条对涉外展览的内容和题材做出了严格的规定,禁止有损害国家利益和形象等因素的展览出国(境)或来华展出,博物馆在引进展览、组织出境展览订立展览合同时应当严格遵守以上法规的规定。
  4、展览场地与展览场地提供方服务保证
  展览场地是展览合同中的另一重要条款,在本条款中双方应就展览场地的位置、面积、附属设施、文物保护功能及标准、提供方以及可供交付使用的时间等内容做出明确约定,如果展览涉及多个展览场地则应就每一个展览场地的情况分别说明,如有条件还应当附以展览场地的平面图。
  5、展览前期筹备工作
  展览的各项筹备工作,包括展览整体策划、组织计划、前置行政许可等内容,分别由哪方当事人负责,双方在筹备过程中如何沟通协调,如何相互协助等等双方应在此条中做出明确的约定。
  6、陈列设计与布展
  陈列设计和布展是整个展览筹备过程中的重要环节,所以在展览合同中有必要在展览筹备条款之外单列条款,对陈列设计与布展工作中双方的责任义务做出约定。本条约定中应当明确约定包括陈列设计工作的责任方、布展工作责任方、陈列设计方案的提出日期、认可形式、布展工作的完成日期等内容。
  7、展品运输、包装与保险
  展品运输、包装和保险是展览合同的重要内容之一,也是《文物出国(境)展览管理规定》中规定文物出国(境)展览的展览合同中所必须约定的内容,在本条中当事各方除应就展品运输、包装、保险方面的工作承担和费用负担事宜做出明确的约定外,出于展品安全考虑当事各方还应就运输、包装方式以及保险的保额等内容做出相应的约定。如果展览项目属于文物出国(境)展览,则运输、包装方式还应符合《出国(境)文物展品包装工作规范》和《出国(境)文物展览展品运输规定》的有关规定。
  8、展品入馆点交
  点交在展览活动中对于展出双方而言都是十分重要的一个环节,它是展品保管责任与灭失风险转移的临界点,对于点交的时间、地点和方式在展览合同中应做出明确、细致的说明,《文物出国(境)展览管理规定》中规定凡文物出国(境)展览的展览合同中所必须点交的方式和地点做出明确约定。
  9、展览代表团
  展览合同应根据实际情况设置展览代表团条款,凡跨地、跨国的交流展览合同一般应设置展览代表团条款,文物出国(境)展览的展览合同必须设置展览代表团条款,在这一条款中双方应就出展一方派出展览代表团的人数、展览代表团的招待费用负担、展览代表团的首席代表姓名及权限做出明确约定。
  10、展览开幕仪式
  各类博物馆展览,一般会根据实际情况举行开幕仪式,如果确定举行开幕仪式,就应在展览合同中设置相应的开幕仪式条款,对开幕仪式日期、时间、议程、组织工作承担及费用负担等内容做出约定。
  11、展览组织工作
  展览的各种日常组织工作,包括讲解接待、门票销售、观众服务等具体由哪一当事方承担,当事各方应在展览合同中做出相应约定。
  12、展品保管与展览安全工作
  展品保管与展览安全工作条款分为两个部分,首先是展览保管责任方的保管要求,包括保管工作要求(各类巡查制度等)、环境要求(温湿度、光照等参数)和技术要求等;其次是展览安全责任方的安全工作要求包括安全工作方案的制定、安保人员的配备、技防设施的配备以及展品提供方对安全工作责任方的工作监督权等。
  13、展览图录及相关宣传品制作
  如果展览需要印制图录或其它相关宣传品则在展览合同中亦应对此项工作的工作承担及费用负担作出相应的约定。
  14、展览新闻宣传
  根据展览的具体情况,可以在展览合同中设置新闻宣传条款,确定当事双方在新闻宣传工作中的责任、义务。
  15、展览招商工作
  根据展览的具体情况,当事双方还可以约定展览招商条款,在这一条款中应对展览招商工作的责任方、展览招商方案的制定与实施、展览招商工作中的沟通与协调、展览招商工作中的限制等事宜进行确定。
  16、展览营销工作
  根据展览的具体情况,当事双方还可以约定展览营销条款,在这一条款中应对展览营销工作的责任方、展览营销方案的制定与实施、展览营销工作中的沟通与协调、展览营销工作中的限制等事宜进行确定。
  17、展览相关文化产品开发与文化活动策划
  如果展览主办方计划在展览过程中开发相应的文化展品或策划相关的文化活动则合同当事各方应在展览合同中专门设立展览相关文化产品开发与文化活动策划条款,确定工作责任方和实施方案。由于开发主题工艺品往往涉及展品相关的知识产权,所以在本条款中往往应当包含知识产权的授权,当然合同当事各方也可以根据实际情况在本条之外单立知识产权条款。
  18、紧急情况处理
  展览期间的紧急情况处理,是任何展览主办方都应当考虑的问题,所以在展览合同中也应相应的设置紧急情况处理条款,确定在紧急情况中双方对于抢救保护展品、通知协调,调查责任等方面的责任义务。
  19、知识产权授权
  展览期间,制作的各类宣传品、文化产品、文化活动和各类新闻宣传中使用的展品影像都涉及展品的知识产权。为了保护当事各方利益,在一份完备的博物馆展览合同中最好单独设置知识产权授权条款,这种授权应当是由展品提供方向展览的承办方做出的,也是展品提供方除提供展品以外的附随义务之一,在这一条款中应当明确授权的范围、限制等等。另有一点值得注意,就是授权一方在做出上述授权的同时应保证自己有做出上述授权的相应权利,接受授权一方如因行使上述授权侵害他人合法权益给自身造成损失,授权一方应就上述损失承担相应责任。知识产权授权条款是《文物出国(境)展览管理规定》中规定的文物出国(境)展览的展览合同中的必备条款。
  20、撤展与展品离馆点交
  展品的撤展与展品离馆点交和展品入馆点交同样重要,它同样是展品保管责任与灭失风险转移的临界点,也往往是展览圆满结束的重要标志,所以在展览合同中当事各方可根据需要设置撤展与展品离馆点交条款,以约定撤展工作的责任方和离馆点交的地点与方式。
  21、展览收益分配
  展览所得收益(包括但不限门票销售、展览招商、展览营销、展览相关文化展品开发和文化活动策划所得的全部收入)如何分配,双方应当在展览合同中做出明确约定,这一条款也是《文物出国(境)展览管理规定》中规定的文物出国(境)展览的展览合同中的必备条款之一。
  22、展览费用结算
  合同当事各方根据本合同的约定分别承担了展览的各项费用,但根据展览的性质不同,合同当事各方之间往往会发生一定的展览费用(如场地费、招展费等等)结算,关于这种展览费用的金额和结算方式,合同当事人应在合同中做出明确约定。
  23、双方其它权利义务
  在本条中双方可就上述条款中未约定明确的其它权利义务事项进行约定。
  24、附随义务保证
  根据展览的形式不同,博物馆展览合同中的附随义务往往包括场地设施的保护义务、展览安全的注意义务、展览信息的告知义务等等,关于以上义务的承担双方有必要在展览合同中做出相应约定。
  25、违约责任
  在博物馆展览合同中可以设置违约责任条款,根据违约的情况不同设置违约金、赔偿损失、单方面解除合同等不同的救济措施;
  26、合同未尽事宜
  甲乙双方在履行本合同的过程中应通力协作,本合同的未尽事宜由双方在友好协商的基础上妥善解决。
  27、合同续延、变更与解除
  在博物馆展览合同中可以设置续延、变更与解除条款,对合同续延、变更与解除的条件、方式做出约定
  28、不可抗力
  在博物馆展览合同中应当设置不可抗力条款,一般的表述为:如发生自然灾害、战争等不可抗力的情况,承借方应当首先保护展品安全,立即停止展览活动,由当事各方共同协商进一步措施,合同暂时中止,待不可抗力事件结束后合同是否恢复履行,如何恢复履行应由当事双方协商确定,如因不可抗力给文物造成损失,应当根据具体情况减轻或免除承借方的赔偿责任;因不可抗力给合同当事方造成损失的,双方互不负有赔偿责任。
  29、合同适用法律与使用语言文字
  在国际性博物馆展览合同中应当设置合同适用法律与使用语言文字条款,明确确定合同的适用法律与使用语言文字。根据《文化部涉外文化艺术表演及展览管理规定》第四十四条规定:涉外文化艺术表演及展览合同纠纷的解决适用中国法律。法律、法规另有规定的除外。合同当事各方在订立这一条款时应严格遵守上述规定。
  30、合同争议解决
  在博物馆展览合同中可以设置争议解决条款,当事双方在合同履行中发生争议可以根据具体情况选择协商、请求行政部门调解、向仲裁机构申请仲裁以及向有管辖权的法院起诉等方式解决争议。
  31、合同的主文、附件及译本
  在博物馆展览合同中可以设置合同的主文、附件及译本条款,标明合同的主文份数、主文使用语言、主文作准语言(应与第29项约定的合同适用语言一致)、附件数量及内容以及译本的使用语言及数量、法律效力等情况。
  32、合同生效与失效
  在博物馆展览合同主文部分的最后应有专门条款标明合同的生效与失效期限
  三、展览合同的订立与履行
  由于博物馆展览合同在主体、客体上的特殊性和法律规范的严格性,博物馆展览合同在订立与履行的过程中有一些值得注意的地方,在此笔者仅列出以下几个方面:
  第一、如果展览主体为国际性展览,展览合同的各方当事人应当在订立合同前依照《文化部涉外文化艺术表演及展览管理规定》、《文物出国(境)展览管理规定》的有关规定为展览办理相应的行政许可,展览合同应当在办理许可前草签,草签的合同草案将作为办理许可的必须材料之一,合同当事各方在取得有效行政许可后方可正式签订展览合同。
  第二、在订立合同时双方除在合同主文尾部签字、盖章外,还应相应的在合同的全部附件(包括借用展品名录、照片等)上以骑缝章或密封盖章的形式进行确认,特别是在展品的残损记录上一定要由双方代表签字确认,以避免发行纠纷。
  目前国内还没有一个关于博物馆展览合同的规范文本,文博界和法学界也没有对博物馆展览合同的概念、分类、内容等形成一致的认识。但是由于博物馆展览特别是国际性的博物馆展览所涉及往往是具有重大价值的历史文物或文化艺术作品,所以如果各博物馆在与国内外文化机构间举行各类展览时能订立一份周详、完备的展览合同,不但对于保护双方合法权利、避免展览活动中的各类法律风险有相当的价值,对于维护国家的文化文物安全也有一定的意义。综上所述,笔者撰写这篇小文一方面希望能对各位文博界同仁在起草展览合同时有所帮助,另一方面也希望引起文化文物部门和各界专家学者对博物馆展览合同的足够重视,能够尽快出台一份完整、统一的博物馆展览合同范本,更好的便利文博工作,维护文化安全。

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